Tips Cara Merencanakan Event Dengan Baik

Sebuah acara memiliki persiapan yang berbeda-beda, persiapan antara acara running event di Indonesia, konser musik hingga pentas seni otomatis memiliki metode persiapan yang berbeda. Mengingat sebuah event bisa berjalan dengan lancar dengan adanya persiapan yang matang, oleh sebab itu kamu harus bisa membuat konsep acara dengan detail dan benar.  Ada beberapa tahapan dalam membuat konsep acara agar kamu mampu untuk mempersiapkan acara yang ingin kamu adakan dengan kemungkinan resiko yang cukup minim beberapa tahapan tersebut antara lain:

  1. Membuat Tema Yang Jelas

Ini merupakan salah satu faktor utama yang menjadi pertimbangan untuk mengadakan sebuah acara. Hal ini dikarenakan tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan acara kamu selanjutnya. Sebuah konsep event dikatakan bagus atau baik apabila konsep tersebut mampu memberikan hal-hal baru yang menarik bagi khalayak dan peserta. Kamu juga bisa membubuhi tema tentang hal yang sedang menjadi perhatian masyarakat saat itu seperti tema pengurangan plastik atau kesehatan lingkungan, dan lain sebagainya. Memiliki sebuah tema dalam konsep dapat membuat sebuah acara semakin bernilai dan menarik.

  1. Membuat Anggaran

Setelah kamu sudah memiliki konsep dan tema yang jelas, baru kamu bisa memperkirakan berapa dana yang dibutuhkan untuk membuat persiapan akan acara tersebut. Kamu bisa memprediksi anggaran yang dibutuhkan dari konsep dan tema yang telah di buat. Selain itu coba buat anggaran untuk dana tidak terduga karena akan sering kali terjadi adanya hal-hal yang tidak kita prediksi sebelumnya. Sediakan spare dana untuk mengantisipasi hal tersebut.

  1. Membuat Timeline

Membuat konsep berarti memiliki deadline waktu yang cukup ketat, oleh sebab itu kamu harus membuat timeline kamu sendiri yang dapat di terapkan oleh para staff yang mempersiapkan acara tersebut. Tentukan rapat berkala seperti rapat umum, rapat anggaran dan perkumpulan lainnya agar memudahkan para staff dalam berkoordinasi satu dengan yang lain. Selain itu tentukan pula timeline kepada pihak eksternal seperti penyedia gedung, designer clothes, dan pihak eksternal lainnya yang sudah membuat janji karena mengadakan event berarti kita melibatkan berbagai macam pihak dalam pengerjaannya.

  1. Membuat Rundown Acara

Rundown merupakan tahap akhir dalam perencanaan, setelah kamu menentukan konsep, tema memiliki anggaran dan timeline pengerjaan yang jelas, barulah kamu bisa membuat rundown acara. Kamu bisa membuat rundown tersebut secara bertahap dari rundown kasar yang akan mengalami perbaikan hingga rundown final. Pada tahap ini kamu juga bisa menguji rundown tersebut dengan mengadakan simulasi atau gladi secara bertahap untuk mengetahui kekurangan dan persiapan apa yang belum dikerjakan

Sebagai penyedia acara terkadang kita harus melakukan berbagai macam teknik promosi seperti membuat poster, mengadakan door prize, memberikan hadiah dan lain sebagainya. Hal ini sangat efektif untuk membuat orang tertarik pada acara yang kita buat.

Untuk info souvenir bisa cek disini: https://www.totalgiftsindonesia.com/productcategories/usb-flashdisk/